Share008資訊科技公司

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2012年7月6日

有效电邮通信的9个技巧

1。 显示名称
正确在电邮中显示您自己的姓名,这是收件人将收到您的第一个良好印象。
各自邮件的‘个人信息显示名称要填写,例如:王大明的 “Wang Daimin(王小明)”,英文姓的第一个字母为大写,英文名的第一个字母也为大写,姓与名之间加空格作为间隔,中文姓名写在括号内;致於公共邮箱而又是专人专用,应按公司标准格式,写上中英文姓名,若是多人共用的部门邮箱,亦应写上英文部门名称,及中文部门名称於括号内。
2。 问候语
一个简单而礼貌地招呼人的名字,能带给人一个友好的基调,例如用: “你好”、 “早上好”、 “工作辛苦了”、 “尊敬的” 、 “Dear” …等等。
3。 主题行
3.1    应确保主题行清晰明确,使收件者知道内容,并决定是否要打开它。
3.2    在一个正在进行的电子邮件对答中,你可以调整你的主题,以提醒对方你的答复。
3.3    避免用过于通用的主题,因为它可能被标示为垃圾邮件而忽略在收件箱中。
4。 内容
4.1    内容是电子邮件中最重要的部分,内容要具体、完整、明确,简明扼要,使人容易明白。正确的段落形式,会使人更容易阅读;要使用换行和分段,尽量保持你的段落简短,大约一百至三百字以下为一段为好。
4.2    留意使用正确的语法,包括大小写字体,标点符号,完整的句子等等。
4.3    避免使用幽默的写法,这会使内容难以理解或被误会!
4.4    当你充满负面情绪或生气时,勿发邮件,因为你在那时候的用词,也会带给人负面的情绪!
4.5    您的电子邮件的最后一句的结束语,应说:“谢谢你” 、 “候覆” 、“请立刻回覆” 、 “期待您的回音” 、 “Thank for your attention” …等等,以留下良好印象。
4.6    完成编写後,请你重读您的电子邮件内容,纠正任何错误的语法和内容。
5。 署名
电邮尾後,要写上自己的签署资料和保密信息,例如:名字、职位、公司名称…等等,如下所示:
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区XX  Roman Au
电脑部经理
电邮 : romaanau@hotmail.com
公司电话: (769) 2199 xxxx ext xxx
手提电话:  135 0922xxxx短号: 66xxxx
公司:XXXXXX有限公司
公司網址:www.xxxxx.com.hk
公司地址:廣東東莞XXXXXX工業區 
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本邮件及其附件为机密信息,仅供指定收件人使用。若收件有误,请立即回复本邮件知会发件人并将此邮件从你的计算机系统删除。 本邮件发件人及健达照明集团已采取了适当的预防措施,但本邮件及其附件内容仍可能存在错误、遗漏或者隐含病毒。 我们不对因此而导致的任何损失承担责任。 This e-mail and any attachments are confidential. It is intended for the recipient only. If you have received this e-mail in error, please immediately notify the sender by replying to this e-mail and delete the e-mail from your computer. Although the sender and kee tat have taken every reasonable precaution, the e-mail and attachments may have some errors or omissions and may contain viruses. We cannot accept liability for any damage that you sustain as a result of that.。
6。正确使用“收件人”、“抄送” 和 “密件抄送”
应在以下情况指定“收件人 ( To : ) ”:
a)您发送邮件的对象;
b)邮件中的信息,对收件人是重要的;
c)你想收件人采取一些行动。

应在以下情况选择“抄送 ( CC )”:
a)你想让他知道,仅供参考,但没有要求采取行动;
b)你没有分配给他任何行动。

使用“密件抄送 ( BCC)”功能,可保护收件人的电邮地址私隐。

请正确选择收件人,而且要小心采用“全部回覆”功能,因为当你回覆发件人的内容,不一定需要告知其他所有人,所以请避免使用。
7。 附加文件
当你添加电子邮件的附件时,请确保你附件是没有病毒感染。
若发送超过10M的附件,是被限制,不能发送的。你可用压缩文件的方法,减少它的大小才发送。
如果你经常需要发送大文件,可以采用网络文件夹,这可以解决发送大附件的限制问题,而且不会填满邮箱。
8。回应邮件
应该在24小时之内回应邮件;如果你没有一个完整的回覆,回应一个单行的消息,让其他人知道你还在处理中亦可以的。
自动回应功能是一个有用的方式,当你休假或远离办公室的时候,您可以告知您将会消失的日期,并提供临时代理人联系信息。
9。小心骗局
小心开启电邮的附件,因为它可能带有病毒;如果你怀疑一封电子邮件,不要打开它。
如果你需要发送群组消息,可使用BCC(密件抄送)的功能来保护各人的电邮地址私隐。
 -完-

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